Responsable Finances et Opérations

À propos de l'organisation

Au cœur de Pact se trouve la promesse d'un avenir meilleur. Organisation internationale à but non lucratif fondée en 1971, Pact œuvre sur le terrain dans près de 15 pays pour améliorer la vie des personnes confrontées à la pauvreté et à la marginalisation. Nous venons en aide à ces communautés parce que nous envisageons un monde où chacun est maître de son avenir. Pour ce faire, nous élaborons des solutions systémiques en partenariat avec des organisations locales, des entreprises et des gouvernements afin de créer des communautés durables et résilientes où les personnes que nous aidons sont écoutées, autonomes et dynamiques.

POSITION PROFILE

• Intitulé du poste : Responsable Finances et Opérations
• Division : Finance, Opérations, et Administration
• Lieu de travail : RDC : Kolwezi (préféré) ou Kinshasa (Recrutement local, sans relocalisation)
• Superviseur : Directeur de projet
• Type de position : Temps plein
• Catégorie : National
• Classification : Management : M2
• Titre : Manager

Contexte du poste

RÉSUMÉ DU POSTE Pact recherche un/une Responsable Finances et Opérations hautement qualifié(e) pour travailler sur un projet visant à lutter contre le travail des enfants et le travail forcé dans le secteur minier. Le projet se concentre sur l'amélioration des cadres politiques et des systèmes de surveillance et d’identification du travail des enfants et du travail forcé, ainsi que sur l’appui aux mesures d'application et de remédiations pertinentes dans les chaînes d'approvisionnement minières en République démocratique du Congo (RDC).

Le/la Responsable Finances et Opérations relève directement du Directeur de Projet et est supervisé par celui-ci. Il/elle est chargé(e) de la gestion financière, de la comptabilité et de l'administration des bureaux de Pact en RDC, ainsi que de la supervision de la conformité, de la gestion des budgets des projets et du soutien direct à l'équipe des programmes pour toutes les activités nécessitant des opérations. Le/la Responsable Finances et Opérations est responsable de tous les contrôles internes et veille au respect de toutes les politiques et procédures de Pact, des réglementations des bailleurs de fonds et des lois américaines et congolaises applicables. Il/elle appuiera également les autres projets mis en œuvre par Pact en RDC.

Missions principales

GESTION FINANCIÈRE ET COMPTABILITÉ

• Concevoir et/ou mettre à jour et mettre en œuvre des systèmes et des procédures conformes aux normes de Pact et du bailleur de fonds afin de garantir l'efficacité opérationnelle et le contrôle interne.
• Effectuer les paiements aux fournisseurs en temps opportun (paiements électroniques) et vérifier l'exactitude des transactions.
• Gérer la trésorerie via le(s) compte(s) bancaire(s) dans le pays, notamment en surveillant les niveaux de trésorerie sur les comptes bancaires et en demandant des fonds chaque mois ou selon les besoins à l’équipe financière de Pact basée à Washington.
• Tenir des registres comptables précis dans le système financier « Serenic Business Central ».
• Compiler un rapport financier mensuel pour la RDC, devant être approuvé par le directeur de projet et soumis à Pact à Washington.
• Assurer la liaison avec l'équipe financière de Pact basée à Washington afin de garantir que les rapports financiers de tous les projets de Pact en RDC sont conformes aux politiques et aux normes souhaitées par Pact.
• Examiner les rapports mensuels sur l'état d'avancement des projets (PSR) reçus de l’équipe financière de Pact basée à Washington et leur fournir, ainsi qu’au Directeur de Projet, des informations actualisées sur la situation et les prévisions financières afin de s'assurer que les dépenses du projet sont conformes aux budgets et aux plans de travail et de déclencher des actions pour des besoins de financement supplémentaires.
• Préparer et tenir à jour un bilan précis et clair.
• Veiller à ce que les projets de Pact RDC compilent des demandes de remboursement de TVA précises et complètes.

CONFORMITÉ

• Veiller à ce que toutes les procédures financières, les dossiers, les pratiques comptables et l'achat de biens et de services soient conformes aux réglementations de Pact, du gouvernement de la RDC et du gouvernement américain.
• Veiller au respect des lois locales en matière de paiement des avantages sociaux obligatoires, des frais d'enregistrement, des déclarations fiscales, etc. et se tenir informé des modifications apportées aux lois sur le travail et aux lois connexes à cette fin.
• Mettre à jour le registre des stocks avec toutes les données financières requises et veiller à ce qu'un inventaire des actifs soit enregistré avec ces données.
• Au besoin, aider les bénéficiaires et les sous-traitants à respecter les conditions spéciales d'attribution et effectuer des examens continus des systèmes financiers des bénéficiaires afin d'identifier et de traiter les problèmes liés à la (non-) conformité.
• Interagir avec les bénéficiaires et les sous-traitants afin de garantir le respect des réglementations financières de Pact.
• Superviser le classement correct et régulier des documents financiers, sous forme électronique et papier.

GESTION DES PARTENAIRES DE MISE EN ŒUVRE, SUIVI ET RENFORCEMENT DES CAPACITÉS

• En coordination avec l'équipe chargée des subventions et des contrats, basée à Washington, soutenir et gérer l'ensemble du cycle de vie des subventions, y compris les évaluations préalables à l'octroi, la délivrance et l'administration des subventions secondaires, le suivi financier, les modifications et la clôture.
• Appuyer les évaluations financières et de capacité préalables à l'octroi des subventions pour les bénéficiaires et les contractants potentiels, y compris l'examen des systèmes financiers, des contrôles internes, des risques de conformité et de l'éligibilité à recevoir un financement de Pact.
• Examiner les rapports financiers mensuels, les pièces justificatives et les demandes d'avance de fonds des bénéficiaires sélectionnés et approuver les demandes examinées par l'équipe du projet.
• Examiner et approuver l'utilisation du système de gestion des subventions (Salesforce) et du système comptable (Serenic NAV) de Pact pour l'émission et la gestion des subventions secondaires dans le cadre du projet. S'assurer que tous les documents requis sont disponibles et conservés conformément à la réglementation de Pact.
• Le cas échéant, aider à la clôture des subventions, y compris la préparation des inventaires finaux, la cession des biens, les rapports finaux sur la TVA, etc.
• À la demande de l'équipe de projet, aider à examiner et à compiler les budgets des sous-traitants ou des obligations.
• Superviser la clôture financière des bénéficiaires et des contractants en examinant les livres et les rapports financiers, en vérifiant la conformité avec les politiques internes et en calculant et en comptabilisant les gains/pertes de change finaux sur les subventions.

GESTION DES OPÉRATIONS

• Examiner tous les documents relatifs aux achats en fonction du budget disponible afin d’appuyer la mise en œuvre du projet.
• Appliquer les politiques et procédures d'achat de Pact et garantir une concurrence suffisante pour une utilisation efficace des fonds du projet et des contrôles internes rigoureux.
• Tenir l'inventaire des actifs immobilisés des projets de Pact en RDC conformément à la politique de Pact en matière d’actifs immobilisés et aux règles et réglementations du gouvernement américain.
• Veiller à ce que les contrats de service avec les fournisseurs soient maintenus afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau.
• Superviser la préparation mensuelle des salaires, des fiches de paie et de tous les rapports sur le personnel, et les présenter au directeur de projet pour approbation finale.
• Veiller au respect de la politique RH de Pact en RDC, conformément à la législation locale du travail.
• Assurer la liaison avec les homologues des organisations partenaires afin de garantir une collaboration efficace et efficiente sur toutes les questions liées aux opérations, aux ressources humaines, à l'administration et à la logistique, y compris lorsque l'espace et les ressources sont partagés.

Profil recherché

EXIGENCES MINIMALES – ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE

• Licence en finance, comptabilité, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• 6 ans d'expérience pertinente dans les domaines de la finance, de la comptabilité et des opérations.
• Solides connaissances des pratiques comptables généralement reconnues (GAAP).
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
• Capacité à travailler de manière autonome et à produire des résultats de haute qualité dans les délais impartis.
• Capacité à coopérer et à bien travailler avec les autres dans la poursuite des objectifs de l'équipe ; partage des informations et soutient les autres.
• Capacité à établir et à entretenir des relations avec des personnes de tous niveaux ; met les autres à l'aise ; favorise l'harmonie et le consensus en gérant avec diplomatie les désaccords et les conflits potentiels.
• Maintien des normes éthiques élevées tant sur le plan professionnel que personnel ; fait preuve d'intégrité et d'équité dans ses relations avec les autres ; est fiable et digne de confiance.
• Produit des communications écrites claires, fluides, concises et facilement compréhensibles par le(s) destinataire(s) visé(s).

QUALIFICATIONS SOUHAITÉES

• Connaissance des règles et réglementations du gouvernement américain ; expérience dans la gestion financière et la conformité pour les programmes du gouvernement américain et d'autres programmes de donateurs. (Vivement souhaitée)
• Expérience et/ou formation en gestion de bureau, administration, logistique et achats.
• Expérience et/ou formation en gestion des ressources humaines, droit du travail en RDC et gestion des salaires et des avantages sociaux. (Vivement souhaitée)
• Expérience directe des logiciels de comptabilité ; connaissance du logiciel de comptabilité Serenic Navigator souhaitable. (Vivement souhaitée)
• Expérience de travail avec des ONG internationales et des projets de développement social.

PACT SE RÉSERVE LE DROIT DE MODIFIER, D'INTERPRÉTER OU D'APPLIQUER LA PRÉSENTE DESCRIPTION DE POSTE DE LA MANIÈRE QU'ELLE LE JUGERAIT OPPORTUNE. LA PRÉSENTE DESCRIPTION DE POSTE N'IMPLIQUE EN AUCUN CAS QUE CES TÂCHES, Y COMPRIS LES TÂCHES ESSENTIELLES, SOIENT LES SEULES TÂCHES QUE DOIT ACCOMPLIR L'EMPLOYÉ OCCUPANT CE POSTE. LA PRÉSENTE DESCRIPTION DE POSTE NE CONSTITUE PAS UN CONTRAT DE TRAVAIL, IMPLICITE OU AUTRE. LES EXIGENCES DU POSTE CI-DESSUS SONT SUJETTES À MODIFICATION AFIN DE S'ADAPTER DE MANIÈRE RAISONNABLE AUX PERSONNES HANDICAPÉES QUALIFIÉES.

Compétences techniques

COMPÉTENCES PRINCIPALES ET COMPORTEMENTS OBSERVABLES

• Respect : Maintient un environnement de travail respectueux en adoptant toujours un comportement respectueux et en soutenant les opinions et les idées de ses collègues. Signale les plaintes pour harcèlement, discrimination et environnement de travail hostile.
• Intégrité : Gagne la confiance et le respect des autres en agissant correctement et en faisant preuve d'honnêteté, de professionnalisme et de responsabilité dans toutes ses interactions. Respecte ses engagements tout en traitant chacun de manière appropriée.
• Inclusion : Crée un environnement ouvert, coopératif et productif en incluant des personnes et des points de vue diversifiés et en établissant des relations interpersonnelles. Écoute activement, tient compte des préoccupations des autres et adapte efficacement son propre comportement si nécessaire. Maintient des relations de travail productives et un environnement équitable en étant conscient des identités sociales et en offrant un espace sûr pour des discussions ouvertes.

COMPÉTENCES CLÉS DÉTAILLÉES PAR CATÉGORIE ET NIVEAU DE POSTE : M2

Respect

• Maintient un milieu de travail respectueux en adoptant un comportement respectueux et en dénonçant tout comportement irrespectueux ou inapproprié.
• Reconnaît le mérite et félicite ses collègues et autres personnes lorsque cela est justifié.
• Signale toutes les plaintes de harcèlement, de discrimination ou d'environnement de travail hostile.
• Veille à ce que personne ne soit marginalisé, exclu ou laissé pour compte.
• Est conscient du langage corporel, du ton de la voix, du comportement et de l'expression dans toutes les interactions au travail.

Intégrité

• Gagne la confiance et le respect des autres grâce à son honnêteté et à son professionnalisme dans toutes ses interactions.
• Respecte et préserve la confidentialité.
• Dit la vérité et fait preuve d'honnêteté dans toutes ses interactions.
• Tient ses promesses et respecte ses engagements envers les autres.
• Agit de manière appropriée, même lorsque cela est difficile.
• Ne cède pas à la pression pour faire preuve de partialité ou manipuler les autres.
• Évite les situations et les actions jugées inappropriées ou présentant un conflit d'intérêts.
• Assume la responsabilité de son propre travail.

Inclusion

• Comprend et inclut des personnes et des points de vue divers.
• Entretient des relations de travail productives tout en tenant compte de multiples perspectives.
• Écoute activement, prend en considération les préoccupations des autres et adapte son comportement de manière utile et efficace.
• Travaille en collaboration avec les autres ; coopère à l'établissement de relations interpersonnelles.
• Crée un environnement ouvert et coopératif en manifestant une motivation claire à s'engager avec les autres, évitant ainsi toute exclusion involontaire.

Processus de candidature

COMMENT POSTULER Veuillez, au plus tard le 24/11/2026, vous rendre sur le lien suivant : « Finance, Operations, and Administration Manager » (Careers at Kolwezi – portail carrières de Pact) et suivre les instructions.

Ou

Rendez-vous sur la page « Job Listings at Pact, Inc. » et recherchez « Finance, Operations, and Administration Manager ».