Officier(ière) Finance

RESUME DU POSTE :

Sous la supervision directe du (de la) Chef de base de Kinshasa, la supervision technique de la Gestionnaire des Opérations Financières et Comptables, l’Officier.e Finance assure la gestion des opérations financières et comptables du bureau de Kinshasa, leur documentation, la fiabilité des informations et leur traitement comptable dans les délais requis. L’Officier.e Finance s’assure que le traitement comptable des opérations financières du bureau de Kinshasa est en conformité avec les règles de tenue des comptes de Mercy corps et des bailleurs de fonds.

RESPONSABILITES ESSENTIELLES :

Dans la Comptabilité générale :

• Veuiller à la sécurité du fonds dans le bureau de Mercy Corps de Kinshasa,
• Effectuer les paiements par banque, mobile money et en cash, selon les besoins,
• Enregistrer les transactions comptables dans le logiciel Navigator,
• Appuyer les équipes programmes lors des ateliers et formations, en cas de besoin,
• Participer au rapport hebdomadaire et mensuel de comptage des espèces en caisse en collaboration avec le chef de base,
• Communiquer avec les banques partenaires de Mercy Corps pour toutes les questions relatives aux paiements,
• Passer les écritures de correction et/ ou régularisations des comptes suivant le rapprochement bancaire ;
• Participer aux travaux de clôture comptable mensuelle et annuelle : Net pay Import, import de 1190, passer des écritures de reclassement éventuelles,
• Maintenir un suivi des avances ouvertes au jour le jour et faire le suivi avec les différents détenteurs d’avances de plus de 30 jours pour que celles-ci soient justifiées dans les délais.
• Toute autre responsabilité assignée selon les besoins.

Dans ProSource:

• Approuver les PRFs sur ProSource
• Faire la saisie des factures ProSource et prévenir les erreurs et le retard de saisie.
• Procéder à l’approbation(rapprochement) des factures ProSource selon les seuils définis par la matrice d’autorité et d’approbation (AAM)

Dans la conformité et audits (compliance) :

• Faire la revue finance des documents selon la matrice d’autorité et d’approbation, selon les besoins des programmes et les urgences du bureau de Kinshasa ;
• Vérifier les rapports de dépenses (Rapport de dépenses de voyage et de dépenses opérationnelles) ; s’assurer que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de Mercy Corps, s’assurer que la documentation est complète, conforme et vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des calculs.
• Assurer la formation/induction de nouveaux staffs (et staff actuel si besoin) pour le respect des procédures de gestion financière et la documentation comptable nécessaire ;
• Travailler en collaboration avec tous les responsables financiers pour assurer que toutes les écritures de reclassement, de régularisation ou d’ajustement des transactions sont bien enregistrées dans le système comptable, dans la mesure du possible dans la comptabilité du mois en cours ;

RESPONSABILITES EN MATIERE DE PROTECTION

• Apprend activement sur la protection et l'intègre dans son travail, y compris la protection des risques et les mesures d'atténuation liées à son domaine de travail.
• Pratique les valeurs de Mercy Corps, y compris le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l'équipe.
• Encourage l'ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l'équipe à soumettre des rapports s'ils ont des préoccupations en utilisant les mécanismes de signalement, par exemple la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité et d'autres options.

RESPONSABILITE DE SUPERVISION

Relève directement de : Chef de Base Travaille directement avec : Equipes des programmes et Opérations.

Responsabilité de la supervision Directe : Supervise les tâches et encadre l’équipe des assistants du bureau de Mercy Corps de Kinshasa.

RESPONSABILISATION ENVERS LES PARTICIPANTS ET LES INTERVENANTS

Les membres de l'équipe Mercy Corps doivent soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers les participants à nos programmes, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets de terrain.

QUALIFICATION MINIMALE ET COMPETENCES TRANSFERABLES

• Entre deux ou 3 ans d’expérience en Finance et/ou comptabilité,
• Au moins un diplôme universitaire de 1er cycle en finance et/ou comptabilité ou d’une autre spécialité en rapport avec les responsabilités ci-dessus,
• Excellentes compétences d’utilisation de MS Office programmes et en particulier du tableur Excel
• Connaissance d’un logiciel comptable
• Expérience préalable dans le traitement des transactions en espèces au sein d’une ONG, association et/ou organisation de la société civile, excellentes aptitudes en mathématique et excellente attention aux détails,
• Excellente aptitude en Français (écrits et parlés), l’Anglais est un atout.
• Avoir sa résidence à Kinshasa

FACTEURS DE SUCCES

L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et international est fortement demandée. Une habilité démontré de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis sans supervision est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire. La confidentialité, discrétion, l’honnêteté et intégrité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire. Être un communicateur parfait et surtout donner les feedbacks à temps.

CONDITION DE VIE / CONDITIONS ENVIRONNEMENTALES

Le poste est basé à Kinshasa et nécessite jusqu'à 10 % de déplacements pour soutenir les programmes nationaux, ce qui peut inclure des déplacements dans des endroits peu sûrs où la liberté de mouvement est limitée et dans des zones où les commodités sont limitées.

APPRENTISSAGE CONTINU

À l'appui de notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous donnons à tous les membres de l'équipe les moyens de consacrer 5 % de leur temps à des activités d'apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et/ou professionnels.

EQUIPE DE L’ENGAGEMENT ET DE L’EFFICACITE

La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et collaborons. En réunissant des personnes ayant des expériences, des antécédents et des perspectives variés, nous renforçons notre capacité à résoudre des défis complexes et à stimuler l'innovation. Nous favorisons une culture de confiance et de respect, où chaque membre de l'équipe est valorisé pour ses contributions, habilité à atteindre son plein potentiel et motivé à donner le meilleur de lui-même.

Nous reconnaissons que la constitution d'une équipe solide et efficace est un processus continu, et nous restons déterminés à apprendre, à nous améliorer et à grandir ensemble.