Assistant(e) Administratif(ve) provincial

À propos de l'organisation

PATH est une organisation mondiale à but non lucratif dédiée à l’équité en matière de santé. Forte de plus de 40 ans d’expérience dans la création de partenariats multisectoriels et dotée d’une expertise en sciences, économie, technologie, plaidoyer et dans des dizaines d’autres disciplines, PATH conçoit et met à l’échelle des solutions innovantes aux défis sanitaires les plus pressants du monde. Le programme PATH's Malaria, Neglected Tropical Diseases program est un leader dans la lutte contre la morbidité et la mortalité liées au paludisme : il affine et développe des outils et approches, investit dans les programmes nationaux et construit des bases de données pour permettre aux gouvernements de poursuivre l’élimination du paludisme.

PATH possède une expertise et une expérience inégalées dans le développement de nouveaux outils et stratégies pour l’élimination du paludisme et a le potentiel de devenir un leader reconnu dans l’accélération des efforts vers l’élimination et l’éradication mondiale du paludisme. Le Centre pour le Contrôle et l’Élimination du Paludisme (CMCE) de PATH collabore avec le personnel de PATH et des partenaires stratégiques afin de coordonner l’expertise et les programmes et de maximiser notre impact collectif en faveur de l’élimination du paludisme.

Contexte du poste

PATH recherche un(e) Assistant(e) administratif provincial pour le projet Global (REACH Malaria) financé par le gouvernement des États-Unis (USG) : Reaching every at-risk community and household with malaria services. PATH vise à fournir des services de soutien à la mise en œuvre et une assistance technique aux pays afin d’accélérer les progrès dans la prestation complète de services de lutte contre le paludisme au niveau des établissements de santé et des communautés. Cela inclut la prise en charge des cas de paludisme, la prévention du paludisme pendant la grossesse (MiP), le renforcement des systèmes de santé, la collecte et l’utilisation des données pour la prestation de services, ainsi que d’autres interventions de prévention du paludisme.

L’Assistant(e) administratif relèvera du Coordinateur Provincial et fournira un appui logistique et administratif pour faciliter l’introduction et la mise en œuvre des services de soutien contre le paludisme, en coordination avec les ministères de la santé concernés, les équipes techniques de PATH et les autres partenaires de mise en œuvre.

Missions principales

#Responsabilités :#

Travailler en étroite collaboration avec partenaires présents au niveau provincial pour assister et fournir un appui technique lors d’événements et réunions planifiés ou imprévus.

Collaborer avec l’équipe financière et l’équipe programme pour soutenir la mise en œuvre des projets définis dans le plan de travail.

Aider les équipes programme et finances à préparer la documentation des transactions financières en veillant au respect des politiques de PATH.

Participer aux activités pendant et après les réunions : organisation de conférences et appels en ligne, prise de notes, suivi des activités.

Aider à la planification et à la coordination de la logistique complète pour les ateliers, réunions et exercices de terrain.

Élaborer des budgets détaillés pour les activités ; préparer des rapports financiers pour les ateliers, réunions et exercices de terrain.

Initier les processus de paiement dans BusinessWorld et assurer le suivi avec l’équipe comptable pour garantir le règlement rapide des factures des fournisseurs.

Veiller à ce que toutes les transactions financières soient correctement codées et imputées aux bons codes de projet.

Coordonner avec les équipes projet pour assurer une bonne gestion des tâches administratives.

Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des achats pour coordonner l’acquisition de services et fournitures du projet.

Organiser les déplacements des membres de l’équipe et des consultants ; suivre les calendriers de voyage, y compris les changements éventuels et les activités de suivi telles que les demandes de remboursement.

Soutenir le développement et la mise en œuvre de systèmes de gestion de projet pour coordonner, suivre, analyser et rendre compte des progrès de toutes les activités liées au projet.

Participer au suivi de la mise en œuvre des principales tâches et recommandations du projet, avec un accent particulier sur les aspects opérationnels.

Contribuer au développement de programmes, à la rédaction de propositions et à l’élaboration de budgets selon les besoins.

Apporter un soutien à l’équipe financière pour garantir l’exactitude de l’inventaire du projet.

Servir de personne-ressource et de remplaçant(e) pour les autres assistants de programme.

Exécuter toute autre tâche pertinente confiée par le superviseur

Compétences techniques

Diplôme en comptabilité, gestion, administration des affaires ou domaine connexe, avec au moins 3 ans d’expérience.

Capacité à travailler dans une équipe de projet multi-sites avec une supervision minimale, y compris un historique démontré de résolution proactive de problèmes et de respect des délais.

Excellente attention aux détails et orientation vers les résultats, tout en étant capable de s’adapter aux priorités changeantes.

Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles.

Capacité à organiser et mettre en œuvre des événements pour de grands groupes et des invités internationaux.

Excellentes compétences organisationnelles, de communication et de rédaction démontrées.

Capacité à gérer efficacement son temps et à travailler de manière autonome.

Expérience de travail avec des ONG internationales et des bailleurs de fonds souhaitée.

Maîtrise de l’anglais et du français, à l’écrit comme à l’oral, exigée.

Capacité et volonté de voyager.

Maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook.