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Finance Kinshasa emploi

PNUD : Associé à l’administration, Kinshasa

  • Kinshasa, Kinshasa, République démocratique du Congo
  • CDD

Job Description

Agency  UNDP

 Title                                               :   Associé à l’administration

 Job ID                                           :  6965

 Practice Area – Job Family       :  Management

 Vacancy End Date                      :  08/12/2016  (Midnight New York, USA)

  Duty Station                                :  Kinshasa, Congo, The Democratic Republic

 Education & Work Experience :  C-HS Graduate or Equivalent – 6 year(s) experience

 Languages                   Required :  French

                                       Desired    :   English

 Grade                                             :   G6

 Vacancy Type                               :  FTA Local

 Posting Type                                 :  External

 Bureau                                            :  Africa

 Contract Duration                        : 1 Year with possibility for extension

Background

Face à la situation humanitaire catastrophique en R.D.C, un ambitieux plan d’action humanitaire a été mis en place par les principaux intervenants dans le domaine humanitaire en 2006. Le PAH est basé sur un recensement exhaustif et multisectoriel des besoins humanitaires à travers tout le pays. Le Fonds Humanitaire est un mécanisme de financement de programme conjoint qui a été choisi pour la gestion des projets issus du PAH.   

Dans ce contexte, le PNUD joue un rôle important en tant qu’organisation participante du SNU, chargé de la gestion des projets ONG, et aussi en tant qu’Agent de gestion du Fonds.

Pour assurer la bonne gestion des ressources de manière optimale, le PNUD procède au recrutement d’un(e) Associé(e) Administratives dont les tâches sont ci-dessous             

Duties and Responsibilities

Tâches principales: 

  • Appui à l’administration et à la mise en œuvre des bonnes pratiques.
  • Appuyer la direction de l’unité dans la coordination logistique et la préparation des missions et des réunions
  • Participer aux activités d’assurance qualité de l’unité
  • Maintenir le système d’archivage.
  • Facilitation au renforcement et au partage du savoir.

Appui à l’administration et à la mise en œuvre des bonnes pratiques: 

  • Composer et rédiger la correspondance (les lettres, les memoranda etc…) et préparer l’ordre du jour et autres documents pertinents pour les réunions et formations.
  • Assurer une notification régulière des avis de paiements aux partenaires ONG.
  • Organiser le programme général quotidien de l’Unité, recevoir les visiteurs, gérer les correspondances (courrier : arrivée et départ) et assurer le suivi des engagements opérationnels (comme les comptes rendus 
  • Faire un suivi régulier et une analyse détaillée des avances trimestrielles aux
  • projets.

Fourni un appui à la comptabilité et l’administration de l’Unité Conjointe

  • Créer des réquisitions dans le système ATLAS
  • Assurer les révisions budgétaires des projets ONG
  • Assurer que les transactions sont correctement enregistrées et validées dans le système ATLAS
  • Faire un suivi régulier du « NEX Aging Report » pour nettoyage des avances accordées aux partenaires
  • Préparer des APJVs/GLJEs de correction sous le contrôle du Spécialiste aux Finances.
  • Effectuer les missions spéciales et des missions des « spot checks »

Appui aux divers paiements de l’Unité

  • Créer le profil « vendor » dans le système ATLAS
  • Vérifier que les F10 sont préparés correctement
  • Maintien d’un système de contrôle des dépenses internes afin d’assurer que les pièces comptables sont vérifiés et complètes.

Divers

  • Appuyer efficacement l’Unité de Gestion du Fonds Humanitaire dans la production des données consolidées.
  • Saisir les informations pertinentes dans la base de données du Fonds Humanitaire (Grant Management System GMS) et assurer la mise à jour. 
  • Assurer le bon archivage de tous les documents financiers du Fonds Humanitaire
  • Assurer la saisie des paiements dans Atlas.
  • Exécuter toutes autres tâches ponctuelles qui pourraient lui être confiées par le bureau

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’ensemble de l’exécution et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du Bureau de pays en relation avec les responsabilités du PNUD comme Agent Administratif au  sein du Fonds Humanitaire RDC.

L’analyse précise et la présentation de l’information sur les performances des projets renforcent la crédibilité du PNUD dans l’utilisation des ressources financières et la bonne gestion des processus financiers. L’information fournie facilite le processus décisionnel de gestion. 

Competencies

 Gestion de la connaissance 

  • Favorise la gestion de la connaissance au PNUD  et un environnement d’apprentissage dans le
  • bureau par sa propre conduite et son comportement
  • Aptitude à continuer  à renforcer ses  capacités et à assurer son développement personnel dans un ou plusieurs domaines de pratiques
  • Aptitude à contribuer au renforcement des capacités de l’équipe des projets et programmes

Aptitudes  opérationnelles 

  • Capacité à contrôler le budget, faire le suivi des contributions, des investissements et des transactions, et à faire le recouvrement des coûts
  • Connaissance des outils de gestion de résultats
  • Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles
  • Bonne connaissance des règles et procédures en matière de gestion financière de projets
  • Bonnes qualifications en Informatique et très bonne connaissance de l’Atlas
  • Aisance dans la communication écrite et orale
  • Capacité de mettre en application de nouveaux systèmes
  • Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates.

Required Skills and Experience

 Education:

  • Diplôme secondaire en gestion, finance ou comptabilité ou domaine connexe.
  • Un diplôme universitaire de 1ere cycle en gestion, finance ou comptabilité, serait considéré comme un atout majeur

Experience:

  • Au moins 6 ans d’expérience au niveau national ou international dans le domaine des finances et administration en général.
  • Au moins 2 ans d’expériences liées aux projets Humanitaires.
  • Expérience sur l’utilisation des ordinateurs et logiciels  de bureau (MS Word, Excel, Powerpoint etc.) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de base des données.
  • Expérience de travail avec le PNUD ou d’autres agences des Nations Unies est un atout.
  • Maîtrise avérée d’un logiciel de gestion ERP tel qu’ATLAS serait un atout.
  • Connaissances des procédures IPSAS serait un atout

Language Requises:

Une excellente maîtrise de la langue Française parlée et écrite est exigée. Une connaissance de l’anglais serait considérée comme un avantage.

 Disclaimer

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

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Workforce diversity

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