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Offre d'emploi Kinshasa

HI : Assistant (e) Administratif (ve) et des Ressources Humaines, Kinshasa

  • Kinshasa, République démocratique du Congo
  • CDD

Job Description

Offre d’emploi Kinshasa

OFFRE D’EMPLOI N° 029/16

Fonction : Assistant (e) Administratif (ve) et des Ressources Humaines

Sous la Responsable hiérarchique  : Responsable Administrative et RH

Type de contrat                                         : Contrat à Durée Déterminée

Durée                                                             :12 mois avec possibilité de prorogation

Affectation                                                  : Ville de Kinshasa

CONTEXTE

Fédération Handicap International, HI, est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes créée en France en 1982. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. Elle est présente en République Démocratique du Congo depuis 1995.

Les activités de Fédération Handicap International en RDC sont guidées par le Cadre Opérationnel Pluriannuel 2013-2016 qui définit quatre axes d’intervention : Prévention et Santé, Réadaptation, Inclusion socio-économique et éducation, Participation citoyenne et plaidoyer. Ces axes stratégiques se déclinent sur deux sites d’intervention à savoir Kinshasa et Kananga. Les projets suivants sont mis en œuvre :

Appui à l’amélioration de l’offre de soins de prévention, de détection, de prise en charge médicale et de réadaptation du handicap chez la femme enceinte et les enfants entre 0 et 5 ans dans les soins de santé primaires à Kinshasa ;

Projet d’amélioration de la qualité, de l’offre de soins en réadaptation fonctionnelle et de la prise en charge des personnes présentant des troubles neuro-locomoteurs dans la ville province de Kinshasa en République Démocratique du Congo ;

Les enfants en situation de handicap et en particulier les filles ont un meilleur accès

  • l’éducation inclusive à Kinshasa ;

Projet d’appui aux Organisations de Personnes Handicapées de Kinshasa

Formation,  Autonomisation  Économique,  Technologie  d’aide  et  services  de réadaptation médicale/physique pour la République Démocratique du Congo à Kinshasa et à Kananga.

Dans la perspective de la restructuration de ses services en 2017 qui conduira à la fusion des postes d’assistant administratif et assistant RH, HI recherche un (e) Assistant (e) Administratif (ve) et des Ressources humaines.

RESPONSABILITE DU POSTE

Sous la responsabilité hiérarchique du/de la Responsable Administrative et des Ressources Humaines :

Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national & contribue à la gestion administrative du personnel expatrié du Programme ;

 

Il/Elle assiste le/la Responsable Admin & RH dans la gestion administrative de la Mission suivant la législation en vigueur, dans la mise en en place et le suivi des procédures administratives nécessaires pour le bon déroulement des projets en respect des règles bailleurs.

Il/Elle interagit avec les membres des équipes des projets, les contractants et/ou leurs représentants.

RELATION DE TRAVAIL

L’Assistant (e) Administratif (ve) et des Ressources Humaines est directement rattaché (e) la Responsable Administrative et des Ressources Humaines. Il rend compte de façon régulière de ses activités, des résultats obtenus et des problèmes rencontrés au/à la Responsable Administratif (ve) et des Ressources Humaines.

L’Assistant (e) Administratif (ve) et des ressources humaines travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe des services support et les équipes projets.

Il/elle est amené à être en contact direct avec les prestataires de service et les partenaires des projets.

Il/elle est amené (e) également à être en contact avec les autorités nationales congolaises.

En l’absence du/de la Responsable Admin & RH, il/elle rapporte au coordinateur des services supports.

HORAIRE

Les horaires de travail du bureau de Fédération Handicap International à Kinshasa sont de 8h00 à 17h00 en semaine, avec une heure de pause pour le repas de midi de 13 à 14h00’. L’Assistant (e) Administratif (ve) et des Ressources Humaines est susceptible d’aller au-delà de ces horaires, si les besoins de sa fonction l’exigent.

DEPLACEMENTS

L’Assistant (e) Administratif (ve) et des Ressources Humaines peut être amené(e) à réaliser des déplacements à l’intérieur du pays et dans les pays voisins si le besoin s’en fait sentir.

TACHES ET RESPONSABILITES

  1. Assurer la gestion administrative du personnel national

But : Garantir le respect des obligations légales et des procédures internes

  • Réaliser la paie du personnel national ;
  • Assurer le suivi des décomptes de congés payés et autres absences ;
  • Assurer la préparation des déclarations sociales auprès des régimes sociaux ;
  • Effectuer le paiement des prêts et assurer le suivi des remboursements ;
  • Assurer la gestion de la couverture médicale et l’assurance ;

–  Assurer la gestion administrative des dossiers individuels du personnel national & des contrats de travailleurs journaliers ;

  • Établir les contrats de travail et les faire viser par l’Office National de l’Emploi ;
  • Maintenir le registre du personnel ou tout autre dispositif légal.
  1. Contribuer à la gestion administrative du personnel expatrié

But : Garantir le respect des obligations légales et des procédures internes

  • Transmettre les données variables de paie et les éléments relatifs aux dossiers des salariés expatriés du programme au siège ;
  • Préparer les documents de départs (ordre de mouvement, quitus, etc.) ;
  • Effectuer le paiement des acomptes sur salaires et des per diems ;
  • Assurer le classement des dossiers individuels des expatriés en veillant à la complétude des documents.
  1. Assister la responsable Admin &RH dans la gestion des processus recrutement et formation

But : Respect des procédures RH dans les délais impartis

– Apporter un appui dans la gestion des processus de recrutement par la diffusion des annonces, la convocation des candidats, l’organisation des présélections, la participation à certaines entrevues et rédaction des PV de recrutement, la gestion de la base des données et l’archivage ;

  • Participer à l’élaboration du plan de formation annuel et assurer le secrétariat du comité des formations ;
  • Assurer la planification et l’organisation logistique des formations ;
  • Participer au suivi de la mise en œuvre du plan de formation.
  1. Assistance dans la gestion administrative de la Mission

But : Garantir le respect des obligations légales et des procédures internes

  • Garantir le respect des obligations légales de l’association et veiller au renouvellement des documents légaux assurant la légalité du fonctionnement de l’Association (Arrêté Interministériel, Accords-cadres, Certificats d’enregistrement, Convention de Interministériel, partenariat, …);
  • Participer aux contrôles fiscaux et préparer les pièces et documents qui pourront être demandés par les agents de l’Etat dans le cadre des contrôles annuels ou inopinés ;
  • Réaliser l’archivage des documents administratifs de la Mission.
  1. Assistance dans la gestion des contrats.

But : Garantir le respect des obligations légales et des procédures internes

  • Assurer la gestion efficace et ponctuelle des contrats de partenariat, des prestations
  • de services (indépendants), des contrats de bail en veillant au respect des règles bailleurs et les obligations légales à remplir par les partenaires ;
  • Participer à   l’élaboration  des  termes  de  référence (TdRs)  des  contrats,  préparer
  • les contrats et autres documents y afférents en respectant les procédures HI et celles des bailleurs ;
  • Assurer la publication des offres sur base des termes de référence dans les sites adéquats et participer au processus de sélection ;
  • Assurer le suivi des contrats en cours pour garantir de la cohérence des termes et conditions des contrats ;
  • Assister dans la revue des factures des contractants avant le paiement ;
  • Préparer les rapports sur la gestion des contrats ;
  • Assurer l’archivage systématique de tous les contrats et autres documents y afférents.
  1. Management / Gestion d’équipe
  •  En collaboration avec les utilisateurs du personnel de ménage, superviser, accompagner et évaluer les membres de l’équipe sous sa responsabilité (5 personnel de ménage).
  1. Représenter la responsable Admin & RH par délégation dans les réunions.
  1. Faire toute autre tâche qui lui sera demandée par la hiérarchie en rapport avec son profil.

Profil recherché

  1. Savoir
  • Avoir un diplôme d’études universitaires en Gestion des ressources humaines, administration des affaires ou en droit et/ou une expérience professionnelle équivalente dans le domaine ;
  • Avoir une expérience minimum de 3 ans le domaine de la GRH et de l’administration ;
  • Avoir une expérience minimum de 2 en ONG serait un atout.
  1. Savoir-faire :
  • Avoir des bonnes connaissances :
  • du contexte national des Institutions et des Administrations nationales de la législation du travail
  • de la gestion administrative du personnel
  • de la gestion des processus de recrutement et de formation de la gestion des contrats
  • informatiques en Word, Excel, Outlook, PPT
  • Avoir de bonnes capacités de rédaction en français, l’anglais étant un plus
  1. Savoir être
  • Avoir le sens de l’organisation, de la planification et des priorités Capacité à s’adapter
  • Avoir de bonnes capacités de communication (orale et écrite) Rigueur, honnêteté, fiabilité et intégrité
  • Discrétion et respect de la confidentialité
  • Avoir le sens de la relation et de la diplomatie Capacité à travailler en équipe
  • Savoir résister au stress

Procédure de recrutement

Les dossiers de candidature sont à envoyer avec la référence « Offre n° 029/16 « L’Assistant (e) Administratif (ve) et des Ressources Humaines» au plus tard le 31 décembre 2016 à 17 heures :

Par e-mail à l’adresse suivante : recrut@handicap-international-rdc.org ou sous pli fermé à l’adresse suivante :

Handicap International Avenue Milambo n° 12

Quartier Basoko – Commune de Ngaliema à Kinshasa

(Référence : derrière hôtel diplomate)

Les documents à fournir sont les suivants :

  • Une lettre de motivation ;
  • Un curriculum vitae (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat ainsi que celles de trois (3) personnes de références qui seront amenées à être contactées dans le cadre de la procédure de sélection ;
  • Les copies des diplômes et attestations des services rendus ;
  • La carte de chômeur de l’ONEM.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour participer aux tests.

Handicap International encourage vivement les candidatures des personnes handicapées ainsi que les candidatures féminines.

Fait à Kinshasa, le 14/12/2016.

La Direction.

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