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Finance and Admin Assistant, Lubumbashi

  • Lubumbashi, Katanga, République démocratique du Congo
  • Non Spécifié

Job Description

DESCRIPTION DE LA FONCTION

Titre du poste : Finance and Admin Assistant
Location       : Lubumbashi
Reports to    : Provincial Manager

BUT DU POSTE

L’Assistant aux Finances & administration doit s’assurer que toute la comptabilité et la gestion financière des opérations de la Fondation Elizabeth Glaser (EGPAF) au niveau de la provinceest strictement conformes aux règles et procédures d’EGPAF et des bailleurs de fonds, aux lois locales, ainsi qu’aux exigences financières.

RESPONSABILITES ET TACHES:

1. Finance &Comptabilité

  • Recevoir toutes les factures de fournisseurs, vérifier leur exactitude et toute la documentation de support avant leur paiement ;
  • Gérer le Petty Cash du bureau selon les procédures de la Fondation
  • S’assurer que tousles chèques émis parla Fondationsont expédiésaux fournisseurs dans les délaiset obtenirleur réceptionappropriée.
  • Maintenir à jour le classement des tous les documents comptables et financier de la Fondation,
  • Scanner les Vouchers hebdomadairement et les apprêter pour leur soumission à Kinshasa et au siège
  • Envoyer les documents comptables originaux mensuellement à Kinshasa
  • Participer activement à la clôture mensuelle des comptes de la Fondation.
  • Préparerle rapprochement hebdomadaire et mensuel du Petty Cash du bureau,
  • Appuyer le bureau de la province en comptabilité et Finance
  • Revoir les justificatifs des avances des staffs du Katanga, avant de les envoyer à Kinshasa
  • Garder les reliquats des avances et effectuer les deposits en banque
  • Faire le suivi des paiements des taxes de la province
  • S’acquitter d’autres tâches lui conférées par la hiérarchie de la Fondation en RDC ;

Administration

En collaboration avec les services des RH et logistiques basé à Kinshasa :

  • Coordonne tous les aspects administratifs du bureau provincial (réservation pour les visiteurs, entretien du bureau, déclaration des taxes, et autres facilités administratives au niveau de la province) ;
  • Travaille en collaboration avec la logistique Kinshasa pour les aspects relatifs à la logistique de Lubumbashi (inventaire, sélection des fournisseurs, achats, suivi des contrats…)
  • Se tenir en interface entre les employés et la Fondation en matière d’information sur les avantages des employés tel que décrit dans le manuel du personnel ;
  • Aide dans les inductions et orientations des staffs en fournissant au nouvel employé une documentation nécessaire pour se familiariser avec la Fondation (Handbook, formulaires pour un nouvel employé) ;
  • S’assurer que tous les agents aient soumis leurs timesheets au plus tard le 21 de chaque mois ;
  • Supervise tous les staffs administratifs provinciaux (Chauffeurs, intendant du bureau, …)
  • Etc.

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES

  • Avoir au moins un Diplôme universitaire (G3 ou plus) en administration, finance, ressources humaines et/ou dans un domaine apparenté,
  • Avoir une expérience d’au moins 3 ans au poste similaire dans une ONG Internationale, Mission diplomatique, Agence des Nations Unies, …
  • Avoir une bonne maitrise des procédures financières des bailleurs des fonds (USAID, CDC) est un plus ;
  • Avoir une parfaite connaissance de suivi des activités financières (avances, réconciliation de la caisse, …)
  • La bonne maitrise du français et de l’anglais (oral et écrit) est vivement souhaitée ;

Comment postuler

Les personnes intéressées sont priées d’adresser seulement une lettre de motivation etun CV détaillé à DRC.recruitment@pedaids.orgau plus tard le October 31, 2016 en mettant Finance and Administration Assistant comme objet du mail. S’il vous plait, mettez le CV et la lettre de motivation sous un seul fichier Word et/ou PDF seulement et enregistrer le fichier sous votre Postnom Nom (example pour Marie Stopp , le nom du fichier est MarieStopp.docx et/ou MarieStopp.pdf). La taille maximum du fichier doit être 1MB.
Seuls les candidatures correspondant au profil ci-dessous seront acceptées. Nous vous recommandons aussi de bien vouloir respecter les consignes ci-dessous pour que votre dossierne soit pas rejeté.

Note : Recrutement se fait localement à Lubumbashi et ses environs, tout candidat retenu et qui habiterait hors du lieu de recrutement, se déplacera à ses propres frais pour joindre le lieu de travail.

Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation is an Equal Opportunity Employer

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