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Assistant (e) à la Gestion de l’Information, Kinshasa

  • Kinshasa, Kinshasa, République démocratique du Congo
  • Non Spécifié
  • Job category:
  • Post date:6 Oct 2016
  • Job expires in: Endless
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Job Description

Location:                                 Kinshasa, CONGO, DEM. REPUBLIC

Application Deadline:       20-Oct-16 (Midnight New York, USA)

Type of Contract:                FTA Local

Post Level:                            GS-5

Languages Required:       French

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend un Bureau national à Kinshasa, des Sous bureaux de terrain ainsi que des antennes.

Le Bureau pays  de OCHA en RD Congo a mis en place une unité gestion de l’information dans le but de renforcer l’analyse et l’aide à la décision. A travers le renforcement de la collecte, du traitement et de la dissémination de l’information, l’unité sert à accroître la capacité du bureau à assurer une coordination efficace et précise.

Ce poste est initialement attaché à la Section de Gestion de l’Information (IMS) à Kinshasa mais il peut, à l’avenir, être transféré dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.

L’Assistant à la Gestion de l’Information fournit un appui technique dans la collecte et l’encodage des données.  Il travaille sous la supervision technique du chef de la section Gestion de l’Information (IM) et la supervision générale du chef du Sous bureau d’OCHA à Kinshasa.

Dans l’exercice de ses fonctions, il doit être digne de confiance et faire preuve d’une grande discrétion, faisant preuve d’un sens élevé de responsabilité.

Duties and Responsibilities

  • Participer à la gestion des applications et sites web de l’organisation ;
  • Assurer le support technique des utilisateurs des applications et sites web ;
  • Effectuer les sauvegardes régulières des données et des applications;
  • Enregistrer les avis  des utilisateurs et faire des recommandations sur les éventuelles améliorations des applications;
  • Signaler les disfonctionnements et anomalies des applications et sites web;
  • Traiter dans le délai imparti les requêtes de partenaires 
  • Préparer les cartes sous diverses formes pour l’inclusion dans des produits du bureau OCHA et la distribution à la communauté humanitaire ;
  • Créer des infographies à la demande
  • Aider les membres de la communauté humanitaire avec l’impression de cartes et d’autres services pour lesquels ils ne disposent pas de ressources propres ;
  • Gérer la banque de cartes, l’inventaire et le catalogue des produits ;
  • Mettre à jour la partie cartothèque du site web en collaboration avec les autres membres de la section.
  • Etre le point focal pour la gestion de la liste de des contacts : collecte et mise à jour des contacts, et des listes de distribution, en collaboration avec les autres unités du bureau
  • Collecter les données des Qui-Fait-Quoi-Où projets et en assurer la compilation
  • Produire un document sur le Qui-Fait-Quoi-Où et Répertoires de contacts
  • Concevoir des infographies thématiques
  • Assurer la mise à jour des statistiques dans la base de données 
  • Etre le point focal chargé des bases de données
  • Télécharger les rapports sur les sites web gérés par OCHA
  • A la demande des autres unités du bureau, assister à la préparation de documents de référence, briefings, réunions, présentations Power Point, documents de travail, matrices, rapports etc.
  • Exécuter toutes autres tâches ponctuelles, demandée par le superviseur, ne dépassant pas ses compétences et aptitudes.

Compétences

Professionnalisme:

  • Connaissance et compréhension des questions d’assistance humanitaire, de secours d’urgence et des questions de droits de l’homme connexes;
  • Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant;
  • Persévérer face aux obstacles et aux difficultés;
  • Savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles;
  • Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités;
  • Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes;
  • Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication:

  • Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit;
  • Aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient;
  • Savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue;
  • Aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse;
  • Aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant;
  • Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d’équipe:

  • Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation;
  • Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui;
  • Aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel;
  • Aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre;
  • Aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser:

  • Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins;
  • Aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien;
  • Aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification;
  • Aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu;
  • Aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client:

  • Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue;
  • Aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect;
  • Aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre;
  • Aptitude à suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin d’anticiper les problèmes;
  • Aptitude à tenir les clients informés de l’avancement des projets;
  • Aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services;
  •  La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports.

Autres aptitudes:

  • Connaissance de base en HTML, PHP, CSS et JavaScript ;
  • Connaissance de base en gestion de base de données (MySql serait un atout)
  • Connaissance de base du fonctionnement d’un CMS (Drupal serait un atout) ;
  • Très bonnes connaissance de suite Adobe : Illustrator, InDesign, etc.
  • Très bonnes connaissances des tableurs et bases de données (MS Excel et Access)
  • Curiosité vis-à-vis des derniers développements technologiques, et engagement à l’apprentissage continu
  • Capacité à communiquer avec du personnel technique et non-technique
  • Connaissance des logiciels et des systèmes généralement utilisés (base de données, édition traitement de texte et de bureau) ;
  • Capacité d’écrire clairement et avec concision en français et de bien communiquer en anglais

Required Skills and Experience

Education :

  • Un diplôme de fin d’Etudes Secondaires exigé.
  • Justifier d’un diplôme supérieur universitaire préférablement en géographie, sciences naturelles, sciences sociales, sciences informatiques, gestion de l’information ou autre secteur pertinent (développement de bases de données et conception web) est souhaité.

Expérience : 

  • Minimum cinq ans d’expérience professionnelle en sciences informatiques documentation, gestion de l’information ou autre secteur pertinent;
  • La bonne maîtrise du contexte de sa  zone géographique ainsi qu’une expérience avec les SNU et/ ou ONG Internationales constitueraient des atouts majeurs.

Connaissances linguistiques

  • Maîtrise parfaite du français écrit et parlé exigé;
  • Bonne connaissance professionnelle de l’Anglais est souhaitable;
  • Avoir une bonne connaissance des langues locales est un atout.                                                                                                               

Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien ci- après : un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant:

  • Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page);
  • Un formulaire P11 à jour (signé et daté). Le formulaire peut être retiré aux Bureaux de OCHA ou téléchargé ICI;
  • Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
  • Les attestations d’emploi / expériences professionnelles ;
  • Les copies des diplômes;
  • Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.);
  • Copies des deux dernières évaluations pour les candidats internes.

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences  et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer.  Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.


Cliquer ici pour Postuler en Ligne


OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.

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